하루하루 전쟁같은 회사 생활을 하면서 왜이렇게 정신이 없고 바쁜지 내 자신을 탓하기 마련입니다. 하지만 그 와중에 그나마 업무를 해나가는데 도움이 되는 것은 시간관리툴인 시간관리 매트릭스입니다. 효율적인 업무처리 습관 시간관리 매트릭스 업무에 적용하는 방법 알려드리겠습니다.
어짜피 일할 수 있는 시간은 한정되어 있고 해야 할 일은 많습니다. 결론은 나에게 주어진 일을 다 한다는 것은 불가능하다는 것입니다. 따라서 저의 선택은 3과 4를 최소화하여 1과 2에 집중하는 식으로 업무를 하려고 합니다.
사람마다 자기만의 성격이나 스타일이 있으므로 어느 것이 좋다 이렇게 해야한다라고 강제하는 것은 바람직하지 않다고 생각합니다. 다만 제 자신의 경험을 공유하는 차원에서 이 글을 씁니다. 저같은 경우 우선순위는 급하면서 중요한일 <- 급하지만 중요하지 않은 일 <- 중요하지만 급하지 않은 일 <- 급하지도 중요하지도 않은 일 (거의 하지 않음) 순으로 합니다.
급한 일부터 끝내 놓고 나면 급하지만 중요하지 않은 일이 어느새 급한 일로 바뀌어 있더군요. 이러다 보니 항상 급한일만 처리하고 있지만 저 스스로도 중요하지 않은 일을 줄이려고 노력 중입니다. 아래부터는 번호별로 어떻게 일하는지 알려드리겠습니다.
Ⅰ. 급하면서 중요한 일
급하면서 중요한 일은 무조건 바로 수행합니다. 하지만 불행히도 항상 누군가 또는 무엇인가 저를 방해하기 시작합니다. 그럴 땐 잠깐 전화기를 안보이는 곳에 놓거나 핑계를 대면 됩니다. “저 팀장님이 급하게 시킨 게 있어서요.” “오늘까지 이거 제출해야 되는데 내일 하면 안될까요?”, “제가 급한 게 있어서요. 이거는 OO씨가 잘 알거에요.” 등등 방해요인을 최소화하고 업무에 집중하여 급하고 중요한일을 마칩니다.
Ⅱ. 중요하지만 급하지 않은 일
준비를 하고 계획을 세우고 스케줄을 관리하는 것이 정말 중요합니다. 대부분의 사람들이 놓히기 쉬운 게 바로 이 중요하지만 급하지 않은 일입니다. 저 또한 가장 어려운 문제이기도 합니다. 항상 중요하지만 급하지 않은 일이 정작 급한일이 되고 나서야 부랴부랴 하는 식이지만 그 전에 스케줄을 관리하고 틈틈이 준비를 해놓는 편입니다.
또한 이런 업무를 받을 경우에는 납기를 꼭 확인하는 것이 중요합니다. 그래야만 스케줄을 관리하고 준비를 할 수 있습니다. 또한 이런 일들은 부하직원이나 직속상사와 공유하여 준비하는데 도움을 받는 것도 업무부담을 줄일 수 있는 좋은 방법입니다.
Ⅲ. 급하지만 중요하지 않은 일
최대한 하지 않으려고 하지만 회사생활을 하면서 피해갈 수는 없는 일입니다. 방법은 최소화시키거나 위임하거나 흐지부지되도록 놔두는 등으로 피하려고 하고 있습니다. 특히 타팀 직원들의 요청이나 부탁은 그 일을 하는데 20분 이상 소요될 거 같으면 공식적인 문서를 요청하거나 정중히 거절하고 있습니다. 물론 직급에 밀려 나이에 밀려 이마저도 쉽지는 않습니다.
하지만 아무 노력없이 무턱대고 해주기 보다는 노력하는 자세가 중요하다고 생각합니다. 또한 덜 바빠 보이는 직원이나 그 일을 잘 할 수 있는 부하직원이나 직속상사에게 부탁하는 것도 좋은 방법입니다. 물론 제가 안 바쁠 때는 직원들의 급한일을 도와주는 자세도 필요할 것입니다.
Ⅳ. 급하지도 중요하지도 않은 일
제가 컨트롤 할수 있는 부분은 하지 않습니다. 하지만 사회생활을 하다 보니 직원들간의 개인적 부탁, 잡일 등 안 할 수는 없습니다. 이럴 때는 위에서 썻던 “저 팀장님이 급하게 시킨 게 있어서요.” “오늘까지 이거 제출해야 되는데 내일 하면 안될까요?”, “제가 급한 게 있어서요. 이거는 OO씨가 잘알거에요.” 등등 핑계로 피하거나 그것도 안되면 결국 할 수밖에 없습니다.
우리나라의 직장 정서상 간과할 수는 없는 거 같습니다. 이런 일들을 줄여 나가면서 조직문화에도 잘 녹아 든다는 것이 정말 힘든 거 같습니다.
이상으로 효율적인 업무처리 습관 시관관리 매트릭스에 대한 글을 마칩니다. 대한민국의 모든 직장인 여러분 힘내세요!
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